Nos últimos anos, a abrangência dos sistemas, modelos e metodologias de gestão tem se tornado cada vez mais presente nas serventias brasileiras – cartórios – sejam elas de grande ou pequeno porte, o fato é que a busca pela excelência no atendimento e nos serviços prestados à comunidade e os novos cenários em gestão de pessoas e da qualidade são fatores de alavancagem, implicando diretamente no serviço final prestado à comunidade.
A participação das entidades diretamente ligadas as serventias, servem de apoio e incentivo a adoção dessa nova proposta tendo papel fundamental no proporcionamento de cursos, treinamentos, capacitação e qualificação de colaboradores e oficiais.
A nível nacional devemos destacar a Anoreg-BR (associação dos notários e registradores do Brasil) que anualmente promove em parceria com as Anoreg’s regionais o congresso nacional de Direito Notarial e de Registro, este ano em sua XXVII edição, contou com a presença de inúmeros inscritos e participantes das palestras e cursos ocorridos no evento.
Dentre as atividades do congresso está a premiação do PQTA – Prêmio Qualidade Total Anoreg-BR, que é parte fundamental do movimento de gestão e de qualidade nos serviços notariais e registrais. A premiação ocorre após todas as serventias inscritas passarem por auditoria, presencial, de um membro da entidade avaliadora que avalia todos os quesitos da norma ABNT-NBR 15906 – de que trata a gestão de qualidade nos cartórios brasileiros.
Mato grosso destacou- se por representar 28% dos inscritos premiados no programa.
Comparado a outros estados, Mato Grosso teve o maior número de premiados demonstrando, assim, o comprometimento e empenho dos cartórios em implantar e proporcionar um serviço de qualidade para seus usuários e colaboradores.
Em Mato Grosso existe um programa estadual que incentiva e proporciona os cartórios a participarem e desenvolverem estas práticas, a associação estadual Anoreg-MT , que atua ativamente nesse sentido, bem como, está na vanguarda de mecanismos que proporcionam a todos, desde a população aos colaboradores dos cartórios, maior acesso a informação e ao conhecimento, além de promover cursos e treinamentos.
Um dos mecanismos por ela utilizados é a plataforma de ensino à distância e os treinamentos presenciais em sua sede.
O programa estadual PEGSNR-MT – Programa de Excelência em Gestão nos Serviços Notariais e Registrais Mato-Grossenses, tem sistemática similar ao PQTA, porém, tem ações e práticas exclusivas que ajudam as serventias do estado a implantarem e desenvolverem as atividades de gestão.
O programa conta com o apoio e parceria de empresas especializadas no segmento, à exemplo o Instituto Evolução Humana de Mato Grosso, que é o fornecedor da plataforma EAD e, também, atua de forma direta na consultoria e assessoria para os cartórios de todo o estado.
Essas empresas são responsáveis por conduzir e orientar de forma independente o processo de gestão da qualidade nos cartórios que aderirem de forma voluntária ao programa.
Nós, do Instituto Evolução Humana, desenvolvemos um trabalho que vai desde a capacitação dos colaboradores até a implantação de softwares próprios, que fornecem os indicadores necessários para a perfeita gestão de processos e pessoal dentro do cartório, controlando índices de produtividade, desempenho e performance.
O intuito destes trabalhos, além da prestação de serviços de excelência, é a participação ativa dos cartórios como agente de transformação e fortalecimento nas atividades de suas comarcas, por meio de seu papel principal que é garantir a segurança jurídica nas transações.
