Isso ficou para trás. Agora, quando examino as minhas muitas contas de e-mail, a principal emoção que sinto é medo.
Certa manhã da semana passada, acomodei-me diante do computador e olhei para minha caixa de entrada do Gmail (serviço de e-mail do Google): 40 mil mensagens não lidas. (O número enorme se relaciona à minha vida como jornalista, e às cinco contas diferentes, pessoais e profissionais, que mantenho no serviço.) Porque estava me sentindo estranhamente animada, decidi atacar a montanha de mensagens, jogando fora sem ler as mensagens de fóruns e os alertas de rede social. Confirmei diversas reuniões por meio de mensagens breves, respondi a convites que estavam há muito esperando respostas e retribuí mensagens carinhosas de alguns amigos. Trabalhei durante cerca de uma hora, e reduzi a pilha de mensagens não lidas em 100 e-mails.
Satisfeita com o desempenho matinal, saí cedo para o almoço. Mas quando voltei à minha mesa, uma hora mais tarde, era como eu não tivesse apagado coisa alguma. Dezenas de mensagens novas esperavam respostas ou decisões. Frustrada, fechei minha tela de e-mail e não consegui retornar a ela pelo resto do dia.
Nem sempre foi assim. O e-mail um dia foi numa ótima ferramenta de comunicação, menos intrusiva que o telefone e mais rápida que os correios. Agora, mesmo quando funciona como desejado, se tornou um pesadelo virtual -e, em certos casos, um pesadelo real. Já tive muitos sonhos ruins sobre perder mensagens importantes enviadas pelo meu chefe.
O QUE DEU ERRADO
Parte do problema está em o formato do e-mail ter se estagnado enquanto os demais recursos de comunicação e redes sociais disparavam e o deixavam muito para trás, diz Susan Etlinger, analista do Altimeter Group, que estuda como as pessoas usam, e interagem com, a tecnologia e a internet. O e-mail se organiza em larga medida por uma cronologia linear, com pouca atenção a tópicos e a questões contextuais.
"É como qualquer outra timeline ou feed", ela diz. "As coisas têm seu momento e depois passam. O modelo atual do e-mail ficou obsoleto".
Etlinger também afirma que embora a maioria dos serviços de e-mail tente bloquear spam e tentativas de fraude tradicionais, eles mal começaram a lidar com o problema do spam social –a praga dos e-mails indesejados e desnecessários que incluem alertas de redes sociais como o LinkedIn, Twitter e Tumblr.
"O problema do spam foi em geral resolvido, ao menos em termos daquilo que é visto legitimamente como spam", diz. "Mas outras formas de e-mail não solicitado são igualmente incômodas".
São frustrações que parecem universais. E é improvável que desapareçam em curto prazo, especialmente dada a informação de que os correios norte-americano deixarão de entregar certos tipos de correspondência aos sábados. Nossa dependência quanto ao e-mail só cresce. De fato, o Pingdom, site que monitora o tráfego de internet, publicou um relatório em janeiro afirmando que havia 2,2 bilhões de usuários de e-mail no planeta, e que o tráfego mundial de e-mail havia atingido os 144 bilhões de mensagens ao dia.
Algumas respostas preliminares a esse dilema digital começam a emergir. O Google ofereceu uma possível solução com uma caixa de entrada prioritária que tenta identificar automaticamente as mensagens urgentes. E a Apple recentemente introduziu um tag "VIP" que conduzirá a mensagem ao destinatário mais rápido quando esta vier de uma pessoa que o destinatário tenha previamente classificado como importante. As duas coisas ajudam, mas sozinhas não são suficientes.
Mesmo usando os dois sistemas, ainda preciso ficar de olho em minha caixa de entrada ao longo do dia e faço –em papel– uma lista de pessoas a quem preciso responder antes de dormir. É um método arcaico, na melhor das hipóteses, e raramente consigo responder a todos antes que o dia acabe.
É claro que existe uma abordagem ordenada e minimalista quanto a esvaziar a caixa de entrada a cada dia –conhecida como In-Box Zero–, mas isso requer atenção e manutenção constantes, para o que não tenho tempo nem paciência.
SOLUÇÕES
Eu comecei a pensar na hipótese de declarar falência de e-mail –fechar minha conta e começar do zero com uma nova– mas descobri uma nova opção nas guerras do e-mail, um aplicativo chamado Mailbox, para o Apple iOS, que promete mudar a maneira pela qual administramos nossos e-mails.
O Mailbox de certa forma reproduz um sistema mais antigo e simples para lidar com a correspondência –correspondência física–, que costumávamos separar logo que recebíamos. As cartas mais importantes eram lidas primeiro, as mensagens indesejadas iam para o lixo e algumas das correspondências eram guardadas para leitura posterior. O app faz mais ou menos a mesma coisa, ao permitir que os usuários separem sua caixa de entrada em três colunas claramente demarcadas, com uma interface mais enxuta e simples do que os programas básicos de e-mail disponíveis para o iPhone e a maioria dos celulares Android.
"Verificar e-mails é como realizar uma triagem", diz Gentry Underwood, presidente-executivo e co-fundador da Mailbox. "Você decide o que precisa ser resolvido na hora. Tudo mais fica em segundo plano".
O aplicativo, lançado na quinta-feira, não é uma solução perfeita. Não existe mecanismo de seleção que identifique mensagens urgentes, e os usuários precisam avaliar a caixa de entrada linha por linha para separar mensagens, e por isso é preciso dedicar tempo ao processo. Além disso, ninguém sabe por quanto tempo o serviço estará disponível, porque os apps de e-mail de empresas iniciantes têm dificuldades para atrair usuários suficientes e concorrer com Apple, Google e Microsoft. Transformar um serviço gratuito de e-mail em negócio sustentável e de longo prazo não é fácil.
O e-mail tradicional é apenas uma parte das comunicações eletrônicas que recebemos e requerem constante atenção. Muitos de nós precisamos encarar número cada vez maior de caixas de entrada –entre as quais as do Twitter, Facebook, SNS, Skype, serviços de encontros online, LinkedIn e Snapchat.
É possível que uma solução técnica não baste. Não há software de seleção inteligente ou separação em pastas que baste para enfrentar os problemas causados por usuários desatentos de e-mail que respondem mensagens usando o botão "para todos", ou que enviam cobranças quando você não responde as suas mensagens em um dia ou dois.
ETIQUETA
Joshua Lyman, consultor de tecnologia e blogueiro que recentemente completou seu mestrado em sistemas de informação pela Universidade Brigham Young, diz que o principal problema do e-mail é social e cultural. Etiqueta e expectativa precisam ser estabelecidas, da mesma forma que a etiqueta telefônica evoluiu até que surgisse um entendimento comum quanto a evitar telefonemas tardios ou no horário das refeições.
"Não é a quantidade de e-mails que é o problema", diz Lyman. "Mas sim as mensagens que requerem que percamos tempo, procuremos arquivos, componhamos uma resposta bacana. Os seres humanos só conseguem processar dado volume de informações. Ficamos sobrecarregados".
E ele diz que isso é um sinal de esperança. Lyman acha que poderemos resolver o problema, desde que assim desejemos. Por exemplo, podemos tentar manter nossos e-mails de trabalho curtos, inspirando-nos nos 140 caracteres que limitam os posts do Twitter. E podemos encontrar maneiras melhores de colaborar, para que organizar um almoço não requeira a troca de 10 mensagens.
"Ensinamos às pessoas como usar a internet, nos últimos 20 anos", diz Lyman. "Basta descobrir como interagir com o e-mail para que ele nos cause menos problemas".
Fonte: FOLHA.COM | NEW YORK TIMES
