O juiz Vagner Dupim Dias, diretor do Foro da Comarca de Colniza (a 1.046km a norte de Cuiabá), elaborou o fluxo de trabalho que irá permitir a digitalização dos processos físicos em trâmite na unidade judiciária. A medida, expressa na Portaria n. 23/2020, segue as determinações constantes na Portaria-Conjunta n. 371/2020 (Presidência e Corregedoria-Geral da Justiça), que dispõe sobre a desmaterialização dos autos e a virtualização dos processos físicos e deve alcançar aproximadamente 2,5 mil processos.
Com a digitalização será possível dar andamento regular à prestação jurisdicional na comarca, viabilizando o teletrabalho no âmbito do Primeiro Grau de jurisdição, uma medida necessária para enfrentar atualmente a pandemia causada pelo novo coronavírus.
“Assim conseguiremos trabalhar melhor nesse período. Vamos otimizar o nosso trabalho e produzir mais, pois não haverá a necessidade de pegar o processo fisicamente no Fórum. Mesmo depois da reabertura, que será gradativa, inicialmente não serão todos que trabalharão presencialmente”, assinalou o magistrado. “Escalamos seis estagiários e a expectativa é que cada um deles possa escanear 30 processos por dia na primeira semana. Dali em diante, seriam 10 processos por estagiário, aqueles mais volumosos que exigem mais tempo. Hoje dois já começam o trabalho e na semana que vem todos devem estar atuando na digitalização.”
Segundo o novo documento, a digitalização integral dos processos físicos, seja pelas partes ou pelos servidores e estagiários, deverá ser feita em PDF único ou um PDF por volume, quando for o caso, seguindo o padrão estabelecido nos artigos 3º e 4º da Portaria-Conjunta n. 371/2020.
Conforme o magistrado, no caso dos advogados, os pedidos de carga de processos devem ser encaminhados por e-mail (colniza.vara@tjmt.jus.br), nominados como “carga e digitalização processo físico”, para facilitar a triagem das mensagens. Uma autorização deverá acompanhar a mensagem de pedido de carga, assinada pelo advogado constituído nos autos, permitindo a retirada do processo, sob integral responsabilidade do signatário, por pessoa a ser indicada à Diretoria do Foro pelo presidente da Subseção da Ordem dos Advogados do Brasil, que deverá ser a mesma representante para todos os causídicos, e que será realizada toda quinta-feira, das 16h às 17h.
Ao digitalizar os documentos, o advogado deverá ter o cuidado de observar para que não fiquem ilegíveis ou danificados, impossibilitando a abertura ou leitura dos arquivos digitais.
Decorrido o prazo de carga dos processos, sempre às quartas-feiras, das 15h às 17h, serão recebidos todos os processos pela Secretaria da Vara Única.
A secretaria fará o controle da devolução dos autos, bem como irá colocá-los em sala própria em regime de quarentena pelo prazo mínimo de 72 horas.
O tempo de permanência do servidor no Fórum para separar os processos não poderá ultrapassar três horas, sendo obrigatório o uso de máscara, luvas e observar as demais regras sanitárias para evitar a contaminação.
Após a digitalização dos autos, a parte deverá encaminhar as peças digitalizadas por sistema de armazenamento na nuvem (Google Drive), endereço varaunica.colniza@gmail.com.
É importante destacar que o advogado deverá respeitar o prazo máximo de 20 dias úteis para devolver todos os processos retirados em carga devidamente escaneados. Deverá estar ciente ainda de que o descumprimento do prazo de devolução, além da consequência legal cabível (eventual busca e apreensão), excluirá a possibilidade de o mesmo profissional continuar usando esta modalidade excepcional de atendimento durante o período de suspensão do atendimento presencial e deverá ensejar instauração de procedimento disciplinar específico que deverá ser provocado pela subseção local da OAB.
O fluxo de digitalização será dividido por etapas, da seguinte forma:
1ª Etapa – Processos Criminais – réu preso
2ª Etapa – Processos Criminais – com mandados de prisão expedidos
3ª Etapa – Ações de Família
4ª Etapa – Ações Previdenciárias
5ª Etapa – Processos Cíveis em geral
6º Etapa – Processos Criminais – réu solto
7º Etapa – Processos de Execuções Fiscais
Confira AQUI a Portaria n. 23/2020.
