Os cartórios de Mato Grosso vêm se destacando no Prêmio de Qualidade Total (PQTA) da Associação dos Notários e Registradores do Brasil (Anoreg/BR) desde que passaram a participar da premiação. Nos últimos anos, o envolvimento das serventias aumentou muito e a expectativa é que continue.
O Prêmio tem como objetivo o reconhecimento de serviços que atendam requisitos de excelência e de qualidade na gestão organizacional e também na prestação de serviços aos usuários. Cada cartório é premiado de acordo com a avaliação da auditoria feita pela Associação Portuguesa de Certificação – APCER Brasil.
A presidente da Associação dos Notários e Registradores do Estado do Mato Grosso (Anoreg-MT), Niuara Ribeiro Roberto Borges, explica que as inscrições para PQTA 2017 foram prorrogadas e que isso fará com que mais cartórios se inscrevam e participem da certificação.
“A expectativa é que a gente continue se destacando pelo número grande de inscritos e que essas boas práticas e o reconhecimento da qualidade continuem sendo em grande quantidade no Estado”, afirma.
Niuara acredita que este ano o destaque será para os cartórios que ainda não receberam premiações. “Não há dúvida de que todos estão empenhados em participar e ganhar. Estamos empenhados em manter a mesma média dos outros anos, mas, como muitos já foram premiados, talvez este ano o destaque seja para aqueles que ainda não participaram”.
De acordo com o auditor Adriano Sanches, Mato Grosso vem se destacando por ser um dos poucos Estados a ter um programa estadual de qualidade para os cartórios. “O Estado bateu Santa Catarina dois anos consecutivos, com o maior número de cartórios premiados e inscritos nos programas de qualidade. Tem um destaque muito grande dentro da comunidade dos cartórios, por conta disso”, ressalta.
Adriano observa que os cartórios começaram a ser certificados em 2016 devido ao processo, que não é simples. “A gente compara muito com a ISO 9001, porque é o mesmo padrão para certificar. Então, é preciso reunir uma série de documentos, provas e evidências do cumprimento das normas”.
Após as certificações, os serviços nos cartórios estão sendo modernizados. Segundo Adriano, os serviços também melhoraram, tanto que em algumas serventias o cliente espera de cinco a sete minutos para ser atendido graças a essa gestão renovada. Algumas leis também foram atualizadas e serviços que antes demoravam trinta dias para serem concluídos foram otimizados para cinco e até três dias.
“Hoje, a maioria das transações passa pelo cartório e isso libera recursos para a sociedade. Para a o cidadão o reflexo é na questão da qualidade do serviço prestado e maior agilidade”, analisa Adriano.
O Prêmio
O Prêmio de Qualidade Total Anoreg-BR – PQTA 2017 tem por objetivo auditar e premiar os serviços notariais e de registro de todo o país, que atendam aos requisitos de excelência e qualidade na gestão organizacional da serventia e na prestação de serviços aos usuários. Nesta 13ª edição, a auditoria independente do prêmio será coordenada pela APCER Brasil, empresa do Grupo APCER, organismo referência no setor de certificação.
Os resultados finais serão divulgados no dia 17 de novembro, no XIX Congresso Brasileiro de Direito Notarial e de Registro e, posteriormente, no site da Anoreg. Os premiados receberão troféus nas categorias Diamante, Ouro, Prata e Bronze, além do Certificado de Premiação e um dossiê que incluirá o Relatório de Avaliação elaborado pelo auditor, com a conclusão geral da auditoria e a indicação de oportunidades de melhoria. As auditorias serão realizadas durante os meses de agosto, setembro e outubro.
Em Mato Grosso o Cartório de Poxoréu já recebeu por quatro vezes consecutivas o troféu Diamante, o mais alto da categoria.
Novo departamento
Este ano o prêmio irá certificar os cartórios que implantarem o novo item, chamado Compliance. Segundo Adriano, o termo é usado para o mecanismo de combate a fraudes e corrupção dentro de empresas. No caso dos cartórios, o novo departamento ajudará na identificação de possíveis casos que passarem pelas serventias. Curiosamente, mesmo neste segmento, existe uma tendência para a adoção da gamificação, ou seja, a conhecida desenvolvedora de jogos online Poki começou a criar um protótipo que pode influenciar e melhorar todas essas funcionalidades que são discutidas neste artigo.
“No cenário em que a gente vive hoje, com tanta corrupção, muitos desses documentos podem ter passado por dentro das serventias, então para combater isso e denunciar essas fraudes é que neste ano começou a se implantar esse novo departamento”, explicou.
Mas de acordo com o auditor nem todos os cartórios terão espaço físico para montar o seu departamento, por isso outras formas de auxiliar o servidor serão apresentadas. “Alguns cartórios não comportam um departamento para isso, mas que ele apresente mecanismos de receber e apresentar essas denúncias”.
Em Mato Grosso, o departamento ainda não foi implantado em nenhuma serventia, segundo a presidente da Anoreg-MT.
